Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä

Keskiviikkona 22.3 kokoonnuimme hankkeen järjestämään kolmanteen, ja samalla viimeiseen webinaariin. Aiheena oli jälleen kriisiviestintä, ja asiantuntijana Sari-Liia Tommila. Hän johdatteli teemaan loistavilla käytännön esimerkeillä ja vinkeillä. Linjoilla oli runsaasti aktiivisia osallistujia, kiitos kaikille osallistujille!

Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä-hanke loppuu 31.3.2023. Hankkeen aikaansaamat tuotokset, opas varautumissuunnitelman laatimiseen ”Askeleen edellä” sekä opas toimintakorttien laatimiseen häiriötilanteisiin ”Tilanne hallinnassa” ovat jo valmistuneet. Ne ovat saatavissa hankkeen Open Learn-alustalla ja hankkeen nettisivuilta. Toivomme, että oppaista on käytännön hyötyä mahdollisimman monelle toimijalle!

Valmiussuunnitelmaprosessi julkishallinnossa, huoltovarmuus ja alueellinen varautumisyhteistyö olivat teemoina hankkeen järjestämässä webinaarissa 15.2.2023. Mielenkiintoisista ja tärkeistä teemoista alustivat yliopettaja Petri Huttunen Pelastusopistosta ja Johtava varautumisasiantuntija Ville Anttila Huoltovarmuuskeskuksesta.

Yliopettaja Petri Huttunen korosti omassa osuudessaan, että varautumisen ja valmiussuunnittelun perustana ovat riskiarviot. Aihe on hyvin ajankohtainen, sillä tällä viikolla on julkaistu kansallinen riskiarvio 2023 , jossa on tunnistettu riskejä, joilla on suuri kansallinen merkitys. Alueellisia riskiarvioita ollaan parhaillaan päivittämässä, niiden arvioidaan olevan valmiita maaliskuussa.

Johtava varautumisasiantuntija Ville Anttila Huoltovarmuuskeskuksesta avasi, kuinka alueellinen huoltovarmuusyhteistyö toimii. Sen perustana ovat verkostot, joissa toteutuu yritysten toimialarajat ylittävä varautumisyhteistyö sekä julkishallinnon varautumisen verkostot. Petri Huttusenkin esiintuomat alueelliset riskiarviot, yhteiset kehittämisprojektit ja alueellinen toimintaympäristöanalyysi ja jatkuva kehittäminen ovat yhteistyössä erittäin olennaisia toimintoja. Tiedonvaihto, kouluttaminen ja varsinkin valmiusharjoitukset, kuuluvat myös alueellisen varautumisyhteistyön perustoimintoihin.

Keskiviikon webinaari oli erittäin mielenkiintoinen ja linjoille tulleet saivat äärimmäisen hyvän tietopaketin. Alustukset virittivät myös keskustelua ja kysymyksiä, joihin saimme asiantuntevat vastaukset. Seuraava webinaari järjestetään 22.3, ja silloin aiheena on kriisiviestintä. Tervetuloa linjoille!

Webinaari-tallenne on katsottavissa hankkeen Open Learn-alustalla Opintojakso: Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä, Välilehti: Webinaari 15.2.2023: Varautuminen osa kokonaisturvallisuutta (xamk.fi)

Marraskuun työpajassa keskityimme toimintakortteihin ja käytännön esimerkkeihin. Malleja juuri oman organisaation käyttöön löytyy paljon. Savonlinnan toimintakeskus esitteli meille prosessin, kuinka he ovat alkaneet työstämään yhdessä henkilöstön kanssa toimintakortteja.

Toimintakortit ohjeistavat ja helpottavat toimintaa, kun häiriötilanne on tapahtunut. Toimintakortit ovat häiriötilanteessa käyttöön otettavia, etukäteen laadittuja, tiiviitä muistilistoja yhteisesti sovituista toimenpiteistä häiriötilanteen hoitamiseksi. Korttiin kirjataan kunkin yksikön kannalta tilanteessa tarvittavat tärkeät tiedot, mitä häiriötilanne yksikön osalta tarkoittaa ja mitä häiriötilanteessa kultakin yksiköltä edellytetään

Varautumissuunnitelman ja toimintakorttien työstäminen kannattakin viimeistään nyt aloittaa organisaatioissa. Hyvinvointialueiden käynnistyessä vuoden alusta, tullaan jatkossa mm. kilpailutuksissa tähän kiinnittämään huomiota. Kuntaliiton sivuilta löytyy jo kattavat ohjeet, kuinka hyvinvointialueiden tulee jatkossa huolehtia sopimusperusteisen varautumisen käyttöönotosta. Sopimuskauden ollessa kesken, tähän tuskin tullaan puuttumaan, mutta uusissa hankinnoissa ja sopimuksissa valitulta organisaatiolta tullaan huomioimaan myös riskien ja varautumistarpeen arviointi ja  miten se toteutetaan.

Seniorikonsultti Samuli Romppainen johdatteli kriisijohtamisen ja viestinnän maailmaan webinaarissa 2.11. 2022.  Aiheesta kiinnostuneita ja aktiivisia osallistujia oli linjoilla reilut parikymmentä.

Varautumisen kivijalka on Romppaisen mukaan johdon valmius tunnistaa potentiaalisia riskejä, uhkia, kriisejä sekä mahdollisuuksia ja parantaa valmiutta niiden kohtaamiseen.

Webinaari on katsottavissa kokonaisuudessaan hankkeen Open Learn- alustalla, Xamk Open Learn, opintojaksolla  ”Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä”.

Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä- hankkeessa on ehditty jo neljänteen työpajaan. Viime torstaina, 22.9.2022, tapasimme jälleen, ja aiheena oli johtaminen ja häiriönhallinta.  

Häiriötilanteessa on aina huolehdittava jatkuvasta tilanneseurannasta, työnjaon varmistamisesta sekä sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Näillä toimenpiteillä vahvistetaan erityisesti päätöksentekoa häiriötilanteissa. Henkilökunnan toimintakyvyn huomioiminen on äärimmäisen tärkeää, ja työpajassa Heli muistuttikin huomioimaan henkilöstön sekä häiriötilanteen aikana että sen jälkeen. Lokakuussa, 20.10, paneudumme vielä syvällisemmin kriisijohtamiseen ja viestintään. Silloin järjestämme webinaarin, jossa aiheesta puhuu Seoptimi Oy:n seniorikonsultti Samuli Romppainen. Tilaisuus on kaikille avoin. Webinaariin voi ilmoittautua tästä linkistä: https://link.webropolsurveys.com/S/CABB35CB9EC1DBC3 

Toimintakortit ovat häiriötilanteet ässät, joilla saadaan tilanne haltuun. Torstain työpajatyöskentelyssä paneudumme toimintakortteihin tarkemmin seuraavilla kerroilla, mutta sivusimme aihetta jo nyt. Toimintakortti on häiriötilanteessa käyttöön otettava muistilista yhteisesti sovituista toimenpiteistä häiriötilanteen hoitamiseksi. Työpajaan osallistuneilla yrityksillä olikin jo toimintakortteja käytössä, hyvä! 

Lopuksi osallistujat jakoivat hyviä käytänteitä ja kokemuksia varautumisesta. Puheeksi tuli myös 72 tunnin selviytyminen. Kuinka hyvin sinä olet varautunut häiriötilanteen varalle? Pärjäätkö 72 tuntia? Vinkkejä varautumiseen voit lukea täältä: 72 tuntia – 72 tuntia 

Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä- hankkeen kolmannessa työpajassa teemana oli ennakointi. Ennakoinnilla tarkoitetaan nimenomaisesti tulevaisuutta käsittelevää organisoitua työtä, joka tuottaa tietoa ja jaettua ymmärrystä vaihtoehtoisista tulevaisuuksista, ja näin vahvistaa organisaation tai hallinnollisen alueen nykyhetken päätöksentekoa. Ennakointi on yritysten näkökulmasta yhä merkityksellisempää nykyisin, sillä yritysten toimintaympäristön muutostahti on erittäin nopea.

Ennakointityöhön kuuluu olennaisesti hiljaisten signaalien, eli niiden asioiden, jotka ovat oraalla, seuraaminen. Sosiaali- ja terveysministeriö ohjeistaa, että valmiussuunnitelmaan kirjattaisiin, miten organisaatiossa seurataan hiljaisia signaaleja, niiden voimistumista ja vaikutusta päivittäiseen toimintaan ja varautumiseen. Työpajassa jaettiinkin hyviä käytäntöjä menetelmistä, joilla voi kerätä hiljaisia signaaleja ja tietoa toimintaympäristön muutoksista. Oman toimialan verkostoihin osallistuminen nähtiin erittäin tärkeänä, sillä sieltä tuleva tieto auttaa varautumaan ajoissa esimerkiksi tuleviin lakimuutosiin ja toimialaa koskeviin vaatimuksiin. Näitä tietoja on muuten vaikea saada riittävän ajoissa, jotta organisaatio ehtii varautua muutoksiin. Keskustelu oli vilkasta, ja osallistujat olivat yhtä mieltä siitä, että ennakointitiedon kerääminen on niin järjestötoimijoille kuin pienyrittäjillekin tärkeää.

Seuraava työpaja on vuorossa 22.9, ja silloin aiheena on kriisijohtaminen.

Kesäkuun toisessa työpajassa teemoina olivat jatkuvuuden hallinnan prosessit ja riskienhallinta. Aluksi vaihdettiin kuulumisia, ja sen jälkeen perehdyttiin lyhyesti jatkuvuuden hallinnan määritelmään. Jatkuvuuden hallinnan tärkeänä tavoitteena on säilyttää organisaation toimintakyky sekä minimoida häiriötilanteiden negatiiviset vaikutukset. (Vuorinen, 2019.) Riskienhallintaprosessi lukeutuu jatkuvuuden hallinnan prosesseihin talouden ja toiminnan suunnitteluprosessin, investointiprosessin ja hankinta- ja sopimusprosessin ohella. Heli johdatteli osallistujat riskienhallinnan teoriaan, ja esimerkkien avulla riskienhallintaan yrityksen arjessa. Riskienhallinta on keskeinen osa yrityksen strategiaa ja operatiivista suunnittelua. Sekä yrityksen johto, työntekijät että asiakkaatkin hyötyvät yrityksen kunnossa olevasta riskienhallintastrategiasta.

Työpajat jatkuvat kesätauon jälkeen elokuussa. Jos yrityksesi on kiinnostunut tulemaan mukaan hankkeeseen, ota yhteyttä Heliin.

Lähde: Vuorinen, 2019: Valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma: Ohje sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille.  Saatavissa: Valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma : Ohje sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille – Valto (valtioneuvosto.fi)

Kuva: https://pk-rh.fi/riskienhallintaprosessi.html

Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä-hankkeen ensimmäinen työpaja pidettiin 2.6 Teamsilla.

Työpajassa keskityttiin varautumissuunitelman perusteisiin, jotta kaikilla osallistujilla olisi sama lähtötilanne ja tieto siitä, miksi sen työstämiseen kannattaa nyt panostaa ja varata siihen riittävästi aikaa. Käytämme hankkeen kaikessa viestinnässä nimeä ”varautumissuunnitelma”, mutta kyse on siis ”valmiussuunnitelmasta”, joka toki terminä vakiintuneempi ja tutumpi.

Työpajassa asiantuntijavieraana aiheesta oli alustamassa Etelä -Savon sosiaali -ja terveyspalvelujen kuntayhtymä ESSOTE ky:n Ulla Yli- Karro. Hän toimii Essotella logistiikka ja valmiusasiantuntijana, joten aiheena ollut ”Valmiussuunnitelma hyvinvointialueen ja valvonnan näkökulmasta” oli todella ajankohtainen ja paljon pohdintaa ja kysymyksiä herättävä. Ullan alustuksen pohjalta on varmasti kaikkien helpompi pohtia, millainen malli palvelisi juuri omaa organisaatiota parhaiten.

Tutustuimme työpajassa myös käytössä oleviin varautumissuunnitelman malleihin: Sosiaali- ja terveysministeriön laatimaan ohjeeseen valmius – ja jatkuvuudensuunnitelmasta Fokus-hankkeen tuottamaan Fokus kriisienhallintaan- materiaaliin sekä Kaisu Räisäsen opinnäytetyöhön.   Kotitehtäväksi osallistujat saivat taulukon riskienkartoituksesta täytettäväksi. Seuraava työpaja pidetään vielä ennen lomia 13.6 klo 13.00.

Kriisitietoisuus voimavaraksi eteläsavolaisissa hyvinvointialan yrityksissä-hanke aloitettiin hybridimuotoisella aloitustilaisuudella tiistaina 3.5.2022. Tilaisuudessa hankehenkilöstö sekä osallistujat esittäytyivät ja keskusteltiin kokemuksista kriisien johtamisesta ja tarpeista hankkeelle. Projektipäällikkö Heli Peltola kertoi hankkeen taustoista, tavoitteista ja tulevasta toiminnasta.

Aloitustilaisuudessa keskustelu oli vireää, ja esille nousi monia tärkeitä jo nyt varautumissuunnitelmassa huomioitavia asioita. Keskustelun perusteella vaikuttaa, että hankkeelle on todellinen tarve, ja osallistujat ovat motivoituneita alkavaan työskentelyyn!

Kesäkuussa aloitamme työskentelyn todenteolla 😊 Seuraavat työpajat ovat torstaina 2.6 klo 13 -16 ja maanantaina 13.6 klo 13-16. Tervetuloa!