Opiskelijatiedot

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Puhelinvaihde 040 655 0555

Y-Tunnus: 2472908-2

Opiskelijatiedot-tietoryhmän vastuuhenkilö

Leena Kurki-Pölönen, opiskelijapalvelupäällikkö, opetuksen palvelut

puh. 040 717 9992

etunimi.sukunimi@xamk.fi

Tietosuojavastaava

Pekka Uotila, päällikkö

puh. 050 312 5087

tietosuojavastaava@xamk.fi

Opiskelija- ja opintotietojen käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille.

Korkeakoulujen käsittelemiä opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen tietovarantoon, jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki 1058/1998 1 a luku).

Opiskelija- ja opintotietojen käsittely on Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoululle välttämätöntä toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan mahdollistamiseksi. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulun opintohallintoon liittyvissä asioissa. Tietojärjestelmissä käsitellään vain ammattikorkeakoulun opintohallinnon tehtävän hoitamisen, toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia tietoja.

Itseään koskevien henkilötietojen toimittaminen on edellytys opiskelijan opinnoille Xamkissa.

Opiskelija- ja opintotietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on

a) yleinen etu, kun henkilötietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön:

• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)
• Hallintolaki (434/2003)
• Hallintolainkäyttölaki (586/1996)
• EU yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
• Tietosuojalaki
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Julkisuusasetus (A1030/1999)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (L477/2001
• Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun tutkintosääntö

b) oikeutettu etu, jolloin käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

Xamk käsittelee seuraavia opiskelijoita koskevia tietoja

• Opiskelijan perustiedot
  • Opiskelijan tiedot
    • opiskelijanumero
    • käyttäjätunnus
    • oppijan kansallinen tunniste (OID)
    • sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi)
    • henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli
    • kansalaisuus
    • äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli
    • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
    • lähiomaisen tiedot
    • kotikunta, asuinkunta, maa
    • ulkomaalaisen passinumero
  • Opiskelu- ja tutkintotiedot
    • koulutusluokitus, koulutusohjelma/koulutus, ryhmä, mallipohjan tiedot
    • koulutusmuoto
    • opetuspiste
    • opetuskieli
    • opiskelutyyppi
    • tutkinto, tutkintonimike, suoritettava laajuus, vaadittu laajuus
    • pohjakoulutus
    • läsnäolo-, valmistumis-, erotiedot
    • opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet
    • henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS)
    • opintosuoritukset ja arviointi, sekä tentit
    • opintojen edistyminen
    • todistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet
    • rahoitus
    • organisaatioyksikkö
    • opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot
    • tietojen luovuttamista koskevat luvat

• Opintotiedot
  • opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot)
  • opintojakson toteutukset
  • henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot
  • kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot

• Opintosuoritustiedot
  • suoritetut opinnot
  • opintojen ja tenttien arvioinnit
  • opintojen ja tenttien arvioijat
  • suorituspäivämäärät
  • suoritetut laajuudet
  • opintojen edistyminen
  • valmistumistilanne

• Hakijatiedot
  Opintopolku/Oili-palveluista tuotavat hakijatiedot
  • opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, hetu, oppijanumero)
  • osoitetiedot
  • äidinkieli ja asiointikieli
  • kansalaisuus
  • pohjakoulutustiedot
  • hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
  • ilmoittautumis- ja maksutiedot
  • opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

• Opintojaksopalautetiedot
  • Tietojärjestelmän sisäinen tunnistetieto
  • Sähköpostiosoite
  • Opinto-oikeuksiin ja suorituksiin liittyvät tiedot
  • Opintojaksopalautevastaukset (voivat sisältää henkilötietoja)
  • Rooli organisaatiossa
  • Organisaatioyksiköt

• Ristiinopiskelu
  Ristiinopiskelulla tarkoitetaan korkeakouluopiskelijalle tarjottua mahdollisuutta suorittaa opintoja toisessa korkeakoulussa.. Päivittyvät tiedot ovat kursiivilla
  • Opiskelutiedot
    • Koulutusluokitus
    • Lähtöorganisaatio
  • Ristiinopiskelu
    • Opiskeluoikeuden tunniste (kotikk:ssa)
    • Opiskeluoikeuden tyyppi
    • Koulutusohjelma
    • Tutkinto
    • Koulutusala
    • Sähköposti (kotikk:ssa)
    • Organisaatio
    • Opiskeluoikeuden alku-päättymispäivä
    • Koulutusluokitus
    • Tutkintonimike (AMK)
    • Koulutustyyppi
  • Henkilötiedot
    • Sukunimi
    • Kutsumanimi
    • Etunimet
    • Syntymäaika
    • Henkilötunnus (jos on)
    • OppijaID (jos on)
    • Kansalaisuus
    • Sukupuoli
    • Äidinkieli
    • Asiointikieli
  • Yhteystiedot -välilehti
    • Puhelinnumero (ei päivity, jos on turvakielto)
    • Asuinkunta
    • Muu sähköpostiosoite
    • Kotikunta (Arvona on 999, jos on turvakielto)
    • Turvakielto
  • Tietojen luovutuslupa -välilehti
    • turvakielto

Etävalvotut tentit poikkeustilanteissa (mm. Covid-19)

• Korkeakoulu valvoo tenttien suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Korkeakoulu voi käyttää etävalvonnassa ensisijaisesti live-kuvaa tai tietojärjestelmien keräämiä kirjautumis-, aktiviteetti- ja lokitietoja.
• Korkeakoulu voi tarkistaa tenttiä varten henkilöllisyytesi.
• Etävalvontaan osallistuminen itse valitsemassasi yksityisessä paikassa on vapaaehtoista. Etävalvontaan osallistuessasi suostut valvonnan ehtoihin, kuten esimerkiksi pitämään kameraasi päällä. Sinulla on oikeus keskeyttää valvonta tentin aikana esimerkiksi yllättävän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa tenttisuorituksesi hylkäämiseen.
• Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan korkeakoulun tietosuoja- ja tietoturvaohjeita.
• Tentin muista yksityiskohdista opettajasi antaa tarkemmat tiedot.
  

Etävalvottua tenttiä koskevat keskeiset säädökset

• Ammattikorkeakoululain mukaisesti koulutus, opetus ja tutkintojen myöntäminen kuuluvat ammattikorkeakoulun lakisääteisiin tehtäviin.
• Ammattikorkeakoulujen tulee järjestää toimintansa siten, että mm. koulutuksessa ja opetuksessa varmistetaan korkea kansainvälinen taso eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen.
• Opiskelijoiden osaamista voidaan arvioida kokeella, kuulustelulla tai muulla vastaavalla opintosuorituksella.
• Tenttivalvonnan ja siihen liittyvän henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteisen tehtävän hoitaminen (tietosuoja-asetus 6 art 1 c ja e –kohdat).
• Tentin valvoja on vaitiolovelvollinen, jos hän saa tietää jotain tentin suorittajan henkilökohtaisista oloista henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan (tietosuojalaki 1050/2018 35§).
• Koesuoritukset ovat salassapidettäviä asiakirjoja (laki viranomaisten julkisuudesta 24.1§ 30 kohta).

Opiskelijoiden henkilötiedot on tallennettu opiskelijahallintajärjestelmään, johon sen käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän käyttö perustuu käyttöoikeuksiin. Järjestelmässä oleviin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjän henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus, esim. opiskelijapalvelut sekä opetushenkilöstö.

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietoja luovutetaan seuraaville tahoille

• Opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkinnon suoritustietoja Tilastokeskukselle, joka toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle. (TilastoL 280/2004).
• Opiskelija- ja opintosuoritustietoja Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§).
• Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002, L julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 1295/2002).
• Kansaneläkelaitokselle pyynnöstä sosiaalisten etuisuuksien arviointia varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen).
• Ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle pyynnöstä oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja
  opintosuoritusote).
• Tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.
• Kansanterveyslain (66/1972) mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten.
• SORA-lainsäädäntö, Ammattikorkeakoululaki 932/2015, ammattikorkeakouluasetus 1129/2014, laki opiskelijoiden oikeusturvalautakunnasta 956/2011, laki rikosrekisterilain 6§:n muuttamisesta 955/2011(14.11.2014/932).
• CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta OILI-palveluun. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.
• Valviralle pätevyydet ja tutkintotiedot, opiskeluoikeuden peruuttamis- ja palauttamispäätökset.

Xamk voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. Lisäksi opiskelijatietoja luovutetaan:

• Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun käyttäjähallintajärjestelmään verkko- ja sähköpostitunnusten luontia varten (opiskelijanumero, sukunimi, kutsumanimi, ryhmä, koulutus/koulutusohjelma, kampus, läsnäolotieto, henkilötunnus, osoitetieto, asiointikieli, tutkintotieto, kelan ateriatukioikeus.
• Kaakkois-Suomen omaa käyttöä varten sähköpostilistojen muodostamista varten (sähköpostiosoite). Listoja ei edelleen luovuteta muuhun käyttöön kuin siihen, mitä varten ne on muodostettu. Sähköpostiviestit lähetetään niin, että vastaanottaja ei näe, kenelle muille sama viesti on lähetetty.
• Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun sisäiseen käyttöön, raportointia ja toiminnanohjausta varten, Xamkin tietovarantoon siirretään tarvittavat tiedot.
• Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaston kirjastojärjestelmään käyttäjätunnusten ja lainausoikeuden muodostamista varten (etunimi, sukunimi, henkilötunnus, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
• Ammattikorkeakoulujen ura- ja rekrytointijärjestelmä Jobiiliin (opiskelijanumero ja syntymäaika).
• Kansainvälisen liikkuvuudenhallintajärjestelmä. Lähtevistä vaihdoista siirretään opiskelijanumero, vaihtokohde ja maa, vaihdon päivämäärät, liikkuvuusohjelma (pitkät vaihdot) sekä vaihdon tyyppi. Saapuvista vaihdoista siirretään sekä henkilön että tilastoitavan liikkuvuusjakson luomiseen tarvittavat tiedot.
• Maksullisten koulutusten hallintajärjestelmä.
• Alumnijärjestelmä. Valmistuneista opiskelijoista siirretään nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, suoritetut tutkinnot, opintojen aloitusvuosi, valmistumisvuosi ja opiskelupaikkakunta.
• Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun opintojaksopalauteohjelma. Opintojaksopalauteohjelma käyttää opiskelijasta opintohallintajärjestelmään rekisteröityjä henkilötietoja. Ohjelma käsittelee tietoja anonyymisti siten, että ohjelman käyttäjät eivät pääse opiskelijan henkilötietoihin. Palaute käsitellään ohjelmassa täysin anonyymisti. Anonymiteetin varmistamiseksi opettajat eivät näe opintojaksolle annettuja palautteita ennen kuin niitä on annettu opintojaksosta vähintään viisi. Opiskelijat eivät missään vaiheessa näe toistensa antamia palautteita. Opiskelijoiden antamaa avointa palautetta voidaan julkaista sellaisenaan, mutta se tehdään siten, ettei palautetta voida liittää yksittäiseen opintojaksoon ja siten tunnistaa yksittäistä opiskelijaa. Opintojaksokohtaisia avoimia palautteita ei julkaista opiskelijoille.  
• Ristiinopiskelupalvelu. Ristiinopiskelupalvelussa hallinnoidaan kansalliseen ristiinopiskelupalveluun lähetettäviä ja sieltä vastaanotettavia tietoja. Ristiinopiskelulla tarkoitetaan korkeakouluopiskelijalle tarjottua mahdollisuutta suorittaa opintoja toisessa korkeakoulussa. Määritellyt henkilö- ja yhteystiedot siirtyvät kotikorkeakoulusta kohdekorkeakouluun, kun kyseessä on kokonaan uusi identiteetti. Jos henkilöllä on aiempi opiskeluoikeus kohdekorkeakoulussa, tietoja ei päivitetä kansallisen palvelun kautta.
• Xamk luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukselle (Jotpa) sen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tiedonluovutuksen perusteena oleva lainsäädäntö ja palvelukeskuksen tiedonsaantioikeudet. Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on erityisesti työssä oleville ja työvoiman ulkopuolella oleville suunnatun ja muuta julkisesti tuettua koulutustarjontaa täydentävän koulutuksen ja muiden osaamispalveluiden rahoittaminen. Lisäksi Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain (628/2021) 2 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on toimialaansa liittyvä osaamis- ja työvoimatarpeen ennakointitiedon analysointi. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalveluun jo tallennettujen tietojen kautta.
• Opiskeluhyvinvoinnin ja ohjauksen palveluohjausjärjestelmä (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tutkinto, toimipaikka).

2. Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelija antaa opiskelija- ja opintotietojärjestelmän opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Opiskelija antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin:

Suoramarkkinointiin. Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Koulutusmarkkinointiin. Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka

• on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
• on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
• on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
• muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen

Valmistumistiedon julkaisu. Opiskelija voi antaa luvan julkaista valmistumistietonsa. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Internet. Opiskelijan sähköpostiosoite saadaan ottaa mukaan ammattikorkeakoulun intranet-sivulle tulevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulun sisäisiltä sivuilta löytää opiskelijan sähköpostiosoitteen, kun tietää hänen nimensä.

Xamk ei siirrä opiskelijoiden henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

XAMK antaa kuitenkin opiskelijoiden käyttöön Microsoftin palveluita, kuten sähköpostin ja tallennustilaa pilvipalvelusta (OneDrive). Microsoft käsittelee pääsääntöisesti tietoja EU/ETA-alueella ja alueellisissa tietokeskuksissa. Microsoft on sitoutunut toimimaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement

Tietoja säilytetään Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyllä tavalla. Arkiston muodostussuunnitelma noudattaa lainsäädännön henkilötietojen säilyttämisaikoja.

Opiskelijalla on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa. Opiskelijalla on mahdollisuus tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedot myös opiskelijaliittymän kautta.

Opiskelijalla on oikeus vaatia, että XAMK oikaisee ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Opiskelija voi itse korjata yhteystietonsa opiskelijakäyttöliittymän kautta.

Opiskelijalla on oikeus tietojen poistamiseen niiltä osin, kuin lainsäädäntö ei velvoita säilyttämään niitä.

Opiskelijalla on oikeus käsittelyn rajoittamiseen EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan säätämissä tilanteissa.

Opiskelijalla on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan säätämissä tilanteissa.

Niiden tietojen osalta, joiden käsittely perustuu suostumukseen, opiskelijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tai peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa.

Pyyntö tehdään kirjallisesti tietosuojavastaavalle tai sähköisellä lomakkeella (xamk.fi/tietosuoja).

Opiskelijalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Xamk vastaanottaa opiskelijatietoja seuraavista lähteistä

• Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri, Opintopolku
• Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen OILI-rekisteri
• Opintopolun ulkopuolisten hakujen hakijoiden hakulomakkeella antamat tiedot
• Käyttäjähallintajärjestelmä
• Tenttijärjestelmä
• Kansainvälisen liikkuvuuden hallintajärjestelmä
• Maksullisten koulutusten hallintajärjestelmä
• Ristiinopiskelupalvelu