Markkinointi

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Puhelinvaihde 040 655 0555

Y-Tunnus: 2472908-2

Markkinointi ja viestintä -tietoryhmän vastuuhenkilö

Tiivi Pukkila-Nupponen, viestintä- ja markkinointipäällikkö

040 521 1809

etunimi.sukunimi@xamk.fi

Tietosuojavastaava

Markus Häkkinen, projektipäällikkö

puh. 040 198 1150

tietosuojavastaava@xamk.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena asiakaskokemuksen parantaminen, sisältäen myös palveluiden myynnin ja yhteistyöprojektien toteuttamisen sekä markkinoinnin ja tiedottamisen.

Markkinointi ja evästeet. Keräämme ja käsittelemme tietoja, kun vierailet verkkosivuillamme tai muilla digitaalisilla alustoillamme. Voimme myös käyttää evästeitä palveluissamme.

Palvelujen personointi. Haluamme jatkuvasti parantaa viestintäämme sekä tehdä palveluistamme ajankohtaisempia. Siksi voimme tarjota personoitua sisältöä yksittäisen verkkosivustovierailun perusteella. Voimme esimerkiksi tarjota sinulle sinua kiinnostavan koulutukseen liittyviä uutisia. Lisäksi käytämme asiakkaan tietoja tietosuojalainsäädännön puitteissa myös muihin tarkoituksiin, kuten tuotekehittelyyn, palveluidemme tarvepohjaiseen muokkaamiseen sekä henkilökohtaiseen mainontaan.

Markkinoinnin kohdentaminen. Me ja mainoskumppanimme käytämme tietoja luodaksemme yksilöllisiä mainoksia, joita saatetaan näyttää esimerkiksi muiden palveluntarjoajien verkkosivustoilla ja sovelluksissa. Tähän me ja mainoskumppanimme käytämme markkinoilla yleisesti käytössä olevia tekniikoita tietosuojalainsäädännön puitteissa. Siten pystymme mainostamaan kohdistetusti ja tuomaan esimerkiksi potentiaalisen opiskelijan nähtäville sellaisia sisältöjä, jotka voivat häntä kiinnostaa.

Tapahtumat ja tilaisuudet. Tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä ilmoitettuja henkilötietoja käytetään tapahtumanjärjestelyjen hoitamiseen. Kontaktitietoja käytetään tapahtumaan liittyvien viestien ja tiedotteiden lähettämiseen sekä tulevista saman alan tapahtumista tiedottamiseen.

Kilpailut ja arvonnat. Kilpailujen ja arvontojen yhteydessä ilmoitettuja henkilötietoja käytetään tapauskohtaisesti kilpailun ja arvonnan suorittamiseen.

Ravintolapalvelut. Xamkin verkkosivulla kerätään henkilötietoja ravintolapalveluiden yhteydenottolomakkeen kautta. Tietoja käytetään kokous- ja ravintolapalveluiden asiakastarjousten laatimiseen ja lähettämiseen asiakkaille tarjouspyyntöjen mukaisesti.

Avoimen amk:n markkinoinnin kohdentaminen potentiaalisille opiskelijoille. Koulutusmarkkinointia toteutetaan esimerkiksi maksullisten mediakampanjoiden, hakusanamainonnan, omien some-kanavien, tabloidin ja uutiskirjeiden avulla. Koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä kysyttäviä henkilötietoja käytetään opiskelijahallinnointia ja laskutusta varten. Henkilötietoja ei käytetä suoraan koulutusmarkkinointiin, mutta niitä käytetään markkinoinnin kohdentamiseen. Opiskelija voi esittää ”Ehdota uutta koulutusta” -lomakkeen kautta koulutustoiveita ja täydennyskoulutuksesta kiinnostunut asiakas voi jättää yhteydenottopyynnön ”Täydennyskoulutuksen yhteydenotto” -lomakkeen kautta. Yhteydenottolomakkeiden tietoja ei tallenneta myöhempää käyttöä varten. Opiskelija voi myös halutessaan tilata uutiskirjeen ja perua sen milloin tahansa uutiskirjeessä olevan linkin kautta.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietojen käsittelemisen tarkoituksiin sekä rekisteröidyn suostumukseen.

• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (artikla 6.1 f), kun käsitellään tietoa liiketoiminnan hallintaan ja sen kehittämiseen ja, kun käsitellään potentiaalisten asiakkaiden tietoja.
• Myös järjestettäviin tapahtumiin osallistuvien osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (artikla 6.1 a)., jonka rekisteröidyt ovat antaneet tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
• Muutoin rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena (artikla 6.1 b), esim. kuvausluvat.

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. Henkilötiedot tallennetaan tässä vaiheessa, jotta potentiaaliseen asiakkaaseen voidaan olla yhteydessä.

• Henkilön nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Henkilön tehtävänimike ja työpaikka tai organisaatio, jota edustaa jossakin muussa roolissa kuin työntekijänä.

Arvontaan osallistumisen yhteydessä:

• nimi, sähköposti, puhelinnumero, postiosoite

Tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä:

• tapahtumasta riippuen esim. nimi ja yhteystiedot

Uutiskirjeen tilaajat:

• sähköposti
• kun uutiskirjeen peruuttaa, se ei ole samalla markkinointiluvan peruutus

Sidosryhmäuutiskirjeet:

• julkisista lähteistä kerättyä tietoa esim. päättäjistä
• nimi, nimike, organisaatio, postiosoite, sähköpostiosoite

Opot:

• millaista yhteistyötä on tehty

Kuvauslupa:

• vain nimi ja allekirjoitus

Chatbot:

• halutessaan lisätietoja voi jättää nimen ja sähköpostiosoitteen

Ravintolapalveluiden yhteydenottolomake:

• tilaajan yhteystiedot eli nimi ja sähköposti, halutessaan voi jättää puhelinnumeron

Avoimen AMK:n ja täydennyskoulutuksen yhteydenottolomakkeet:

• yhteyshenkilö, organisaatio, sähköposti, puhelinnumero

Avoimen AMK:n opiskelijahaastattelulomake:

yhteystiedot, opiskelu- ja työtausta, suostumus kuvankäyttösopimukseen.

Rekisteristä ei luovuteta tietoja muille osapuolille.

Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään Xamkin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritelty säilytysajat.

Mikäli rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, ne poistetaan rekisteristä. Mikäli henkilö peruu suostumuksensa tietojensa käyttämiseen tietyssä tarkoituksessa, tämä merkitään järjestelmään kyseisen henkilön tietoihin.

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat tiedot. Pyyntö tehdään kirjallisesti tietosuojavastaavalle tai sähköisellä lomakkeella (löytyy osoitteesta: www.xamk.fi/tietosuojailmoitus). Pyynnössä rekisteröidyn tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Rekisteröity voi tehdä pyynnön tietojensa oikaisemisesta tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä päivittää asiakkuus- ja sidosryhmärekisterissään olevat henkilötiedot myös oma-aloitteisesti aina, kun rekisterinpitäjän nimiin toimiva henkilötietojen käsittelijä saa niistä tiedon joko rekisteröidyltä itseltään tai julkisista lähteistä.

Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröity voi ilmoittaa kirjallisesti tai suullisesti kiellon henkilötietojensa käyttämiseen Xamkin markkinointi- ja tiedotustarkoituksissa. Tästä kiellosta tehdään merkintä rekisteriin. Rekisteröity voi myös pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot asiakkuus- ja sidosryhmärekisteristä. Tiedot poistetaan, mikäli Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoululla ei ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja, esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttäminen tai opetuksen tai tki-työn toteuttaminen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa (Jos käsittely perustuu suostumukseen). Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (esim. tapahtumiin osallistujat) rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä kirjallisesti tietosuojavastaavalle.  

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle. www.tietosuoja.fi