Kirjasto, julkaisut, kielipalvelut

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Puhelinvaihde 040 655 0555

Y-Tunnus: 2472908-2

Kirjasto, julkaisut, kielipalvelut -tietoryhmän vastuuhenkilö:

Pekka Uotila, päällikkö

050 312 5087

etunimi.sukunimi@xamk.fi

Tietosuojavastaava

Markus Häkkinen, projektipäällikkö

puh. 040 198 1150

tietosuojavastaava@xamk.fi

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen sekä kirjasto-, julkaisu ja kielipalvelutoiminnoille määriteltyjen tehtävien hoitamiseksi.

Kirjastopalveluissa henkilötietoja voidaan käyttää mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• lainaustoiminta, asiakaspalvelu, kaukopalvelu, aineistonhankinta, laskutustoiminta sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
• palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
• aineistojen ja palvelujen käytön seuranta ja analysointi
• käytön valvonta esim. kameravalvonta ja omatoimikirjastopalvelu

Xamkin julkaisutoiminnassa, julkaisutiedonkeruussa, julkaisuarkistoissa sekä avoimen tieteen ja tutkimuksen palveluissa henkilötietoja voidaan käyttää mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
• palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
• julkaisujen tilastointi ja raportointi

Xamkin kielipalveluissa (editointi jä kääntäminen), henkilötietoja ja käännettäviä materiaaleja voidaan käyttää mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
• palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus

Henkilötietojen käsittely perustuu

• yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (artikla 6.1 e),
• sopimuksen täytäntöön panemiseksi (artikla 6.1 b) tai
• suostumukseen (artikla 6.1. a).

Henkilötunnusta saa käsitellä Tietosuojalain mukaan mm. lainaus-, vuokraus- ja maksupalvelutoiminnassa ja saatavan perimisessä (29§). Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (29§).  

Sopimus vaaditaan esim. Xamkin julkaisusarjassa julkaisevilta Xamkin ulkopuolisilta kirjoittajilta. Suostumus vaaditaan esim. Xamkin julkaisusarjassa julkaisevilta Xamkin henkilöstön kirjoittajilta ja kirjaston asiakkaaksi tulevan alle 15-vuotiaan lapsen vanhempainvastuunkantajalta. Julkaisutoimintoja toteutetaan yhteystyössä sopimukseen perustuvien yhteistyökumppaneiden kanssa.

Kirjasto-, julkaisu- ja kielipalvelutoiminnoissa käsitellään Xamkin henkilöstön ja opiskelijoiden sekä Xamkin ulkopuolisten asiakkaiden henkilötietoja.

Henkilön yksilöintitiedot:

• nimet
• henkilötunnus tai syntymäaika
• yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• kirjastokortinnumero ja ID
• Xamkin verkkotunnus

Asiakastapahtumatiedot:

• lainat
• varaukset
• kaukolainat
• maksut
• asiakkuuden voimassaolo- ja kestoaika
• huomautukset
• laskutustiedot
• verkkotulostustiedot (opiskelijat, henkilöstö)
• asiakastapahtumien päivämäärä ja -aikatiedot
• lähetetyt ja saapuneet viestit

Tilastointitiedot:

• asiakasryhmä
• tilastointiryhmä
• tilastotiedot

Kameravalvontatiedot:

• jatkuva tallennus ja tallenteet
• Henkilötietojen käsittely on kuvattu tarkemmin Henkilötietojen käsittely Xamkin Kameravalvontajärjestelmissä -tietosuojailmoituksessa.

Julkaisutoimintaan liittyvät henkilötiedot:

• Julkaisun esitietolomake: tekijöiden etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, julkaisuehdotuksen perustiedot, laskutustiedot, mahdollisen asiantuntijalukijan yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite) ja muita julkaisuun liittyviä tietoja
• Julkaisusopimus ja -suostumus: tekijän etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, julkaistavan teoksen nimi
• Arviointilausunto: Lausunnonantajan nimi, virka tai toimi ja sähköpostiosoite, lausunnonantajan sidos arvioitavaan käsikirjoitukseen ja sen tekijöihin, käsikirjoituksen tekijät ja käsikirjoituksen nimi, arviointiteksti ja tieto käsikirjoituksen hyväksymisestä/hylkäyksestä
• Editointipyyntö: Käsikirjoituksen tekijä, sähköposti ja yksityiskohtia editoitavasta julkaisusta
• Koulutukset ja tapahtumiin ilmoittautumiset: tilaisuuden luonteesta riippuen esim. etu- ja sukunimi, sähköposti, ala

 Julkaisutiedonkeruuseen liittyvät tiedot:

• perustiedot tekijästä: etunimi, sukunimi, organisaation alayksikkö
• henkilön julkaisuun liittyvät tiedot: julkaisun nimi, julkaisutyyppi
• yleiset julkaisutiedot: julkaisuvuosi, julkaisun tekijöiden lukumäärä, organisaation tekijät
• (etunimi, sukunimi, alayksikkö, ORCID-tunniste)
• muut julkaisua koskevat bibliografiset ja metatiedot
• tekijätiedot julkaisupalkkioilmoituksessa: julkaisun ID Justus-palvelussa, julkaisutyyppi, julkaisun nimi, tekijän etu- ja sukunimi, julkaisupistemäärä, tekijän alayksikkö sekä palkkiosumma
• tekijän tiedot rinnakkaistallennukseen liittyen: etunimi, sukunimi, julkaisun nimi, julkaisusarjan nimi, julkaisutyyppi, tekijän antama suostumus rinnakkaistallennukseen, tekijän toimittama versio julkaisusta.

Kielipalveluihin liittyvät henkilötiedot:

• sisäiset kielipalvelut: Toimeksiantajan etu- ja sukunimi, yksikkö, & sähköpostiosoite. Tekstityyppi, tekstin sivumäärä, tekstin nimi, julkaisupaikka, määräaika, käännettävä materiaali
• ulkopuoliset kielipalvelut: Toimeksiantajan etu- ja sukunimi, yksikkö, & sähköpostiosoite. Tekstityyppi, tekstin sivumäärä, tekstin nimi, julkaisupaikka, kustannuspaikka ja hinta.

Henkilötietoja luovutetaan käyttötarkoituksen mukaan tarvittaessa mm.

• Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun käyttämälle perintätoimistolle
• Opetus- ja kulttuuriministeriölle
• Kansalliskirjaston ylläpitämään Finna-palveluun
• CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy:lle
• Mikro-Väylä Oy:lle (mm. lainaus- ja palautusautomaatit, omatoimikirjastojärjestelmä

Kirjastojärjestelmä kuuluu avoimeen yhteenliittymään, mutta ainoastaan Kansalliskirjastolla on pääsy teknisen tuen osalta nähdä tarvittavia henkilötietoja.

Lisäksi henkilötietoja luovutetaan ARENE ry:n Theseus-julkaisujärjestelmälle, julkaisuarkistolle ja Theseus-julkaisupalvelulle kokonaisuutena sekä Edufication palveluun vietävien tietojen osalta Tammi Digital Oy:lle.

Julkaisutiedot tallennetaan CSC:n ylläpitämän JUSTUS – julkaisutietopalvelun kautta, jonne kirjaudutaan Eduuni-ID-tunnuksella. Eduuni-palveluun tallentuvat työntekijän nimi, tunniste (uid), sähköpostiosoite, organisaation domain, organisaatiotunnus ja rooli (Eduuni-ID tietosuojaseloste). Tiedot tallentuvat VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta tutkimustietovarantoon, josta tiedot julkaistaan CSC:n ylläpitämässä Tiedejatutkimus.fi:ssä.

Lingsoft-kielitalolta ostetaan sellaisia kielipalveluita, joita ei pystytä toteuttamaan sisäisesti tai joita toimeksiantaja pyytää toteuttamaan ulkoisesti. Lingsoftin palveluiden salassapitovelvollisuus- ja tietosuojakäytännöt perustuvat Lingsoftin kanssa tekemäämme sopimukseen.

Mikäli käsiteltäviin asioihin kohdistuu viranomaisten selvitys- tai tietopyyntöjä, voidaan niihin vastatessa toimittaa myös henkilötietoja, mikäli selvitys- tai tietopyyntö koskee sen luonteista asiaa.

Tietoja luovutetaan Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun sisäiseen käyttöön, raportointia ja toiminnanohjausta varten, Xamkin tietovarantoon siirretään tarvittavat tiedot.

Xamk ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Xamk antaa kuitenkin opiskelijoiden ja henkilökunnan käyttöön Microsoftin palveluita, kuten sähköpostin ja tallennustilaa pilvipalvelusta (OneDrive). Microsoft käsittelee pääsääntöisesti tietoja EU/ETA-alueella ja alueellisissa tietokeskuksissa. Microsoft on sitoutunut toimimaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement

Tietoja säilytetään Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.

Henkilötiedot poistetaan kirjastojärjestelmästä

• asiakkaan pyynnöstä, mikäli asiakkaalla ei ole lainoja tai maksuja
• Xamkin opiskelijoilta viimeistään 6 kk kuluttua valmistumisesta, mikäli asiakkaalla ei ole lainoja tai maksuja
• Asiakkaan toimittamien esitietojen osalta vuoden kuluessa, mikäli asiakas ei ole aktivoinut korttiaan tänä aikana
• mikäli asiakkaalla ei ole ollut asiakastapahtumia 4 vuoteen
• mikäli asiakastietojen voimassaoloaika on umpeutunut

Julkaisutoiminnoissa muita kuin arkistoitavia henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

• Julkaisemisen päivittäisiin toimiin liittyvien tietojen osalta niin kauan kuin niille on käyttötarve. Tarpeettomat tiedot poistetaan 2 kertaa vuodessa.
• Julkaisutiedonkeruuta varten koostetut henkilötiedot säilytetään kolmelta edeltävältä vuodelta kuluvan vuoden lisäksi.

Kielipalveluissa käännettävät tekstit ja niiden käännökset säilytetään Wordfast-käännösmuistiohjelmassa käännösten laadun ja yhtenäisyyden parantamiseksi niin kauan, kuin niille on käyttötarvetta. Tarpeettomat tiedot poistetaan 1 kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tieto, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on oikeus nähdä käsitellyt henkilötiedot.
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista perustelluista syistä. Korjauspyynnössä tulee yksilöidä, mitä itseään koskevia tietoja rekisteröity haluaa korjata.
• pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietonsa.
• tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
• tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa. Tietoja tulee käsitellä automaattisesti ja tiedot toimitetaan, mikäli tämä on teknisesti mahdollista.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuteen.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus tietosuojavaltuutetulle. Valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle osoitteessa: www.tietosuoja.fi

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhteen hoito. Henkilötietojen antaminen kirjastojärjestelmään on edellytys kirjastopalvelujen käytölle.

Asiakas voi luovuttaa henkilötiedot kirjasto- ja julkaisutoimintojen käyttöön seuraavien sovellusten/palvelujen kautta mm. Tuudo Oy:ltä (kirjaston mobiilikortti), Leadoo Marketing Technologies Oy:ltä (chatbot), Turnitin LLC:ltä (plagioinnin tarkastus). Opiskelijoiden yhteystietoja voidaan tarkistaa ja päivittää opiskelijahallintajärjestelmästä.

Henkilöstön henkilötietoja kerätään Xamkin julkaisuista ja Xamkin puhelinluettelosta julkaisutiedonkeruutarkoituksissa.