Hankinnat

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Puhelinvaihde 040 655 0555

Y-Tunnus: 2472908-2

Hankinnat-tietoryhmän vastuuhenkilö

Satu Sirkiä, hankintapäällikkö

040 868 6439

etunimi.sukunimi@xamk.fi

Tietosuojavastaava

Markus Häkkinen, projektipäällikkö

puh. 040 198 1150

tietosuojavastaava@xamk.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen, tukipalveluiden sekä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan vaatimien hankintojen toteuttaminen sekä tavarantoimittaja- ja palveluntarjoajasuhteiden hoitaminen.

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu lakiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena. Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun oikeutettu etu silloin, kun kyseessä on liiketoiminta ja käsitellään potentiaalisten toimittajien tietoja. Henkilötiedot tallennetaan osana potentiaalisten toimittajien tarjouksia. Tarjoustiedot säilytetään rekisterinpitäjän tiedonohjaussuunnitelman mukaisen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f). Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. Esimerkiksi, kun kyseessä on liiketoiminta ja käsitellään potentiaalisten toimittajien tietoja. Henkilötiedot tallennetaan tässä vaiheessa, jotta potentiaaliseen toimittajaan voidaan olla yhteydessä ja jotta tarjouksissa ilmoitetut, tarjousten laatuun vaikuttavat seikat voidaan tarkistaa ja todentaa.

Tarjouksen yhteyshenkilön nimi, tehtävä, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite. Näiden lisäksi tarjouksessa nimetyistä, palvelun suorittavista henkilöistä voidaan tallentaa kussakin tarjouspyynnössä eritellyn mukaisesti esim. seuraavia: voimassa olevat pätevöitymiset, suoritetut tutkinnot, valmistumisvuosi ja oppilaitos, työtehtävät, työnantaja ja työsuhteen ajankohta. Lisäksi voidaan tallentaa asiantuntemuksen osoittavia referenssitietoja aiemmista toteutetuista palveluista.

Pääsääntöisesti puhelin- ja osoitetietoina rekisteröidään henkilön työpaikkaan liittyvät yhteystiedot.

Hankintajärjestelmä. Tarjouksen jättäneiden yritysten yhteyshenkilöistä tallennetaan järjestelmään syötetty nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite. Lisäksi tarjouksessa nimetyistä, palvelun suorittavista henkilöistä voidaan tallentaa kussakin tarjouspyynnössä eritellyn mukaisesti esim.  seuraavia: voimassa olevat pätevöitymiset, suoritetut tutkinnot, valmistumisvuosi ja oppilaitos, työtehtävät, työnantaja ja työsuhteen ajankohta. Lisäksi voidaan tallentaa asiantuntemuksen osoittavia referenssitietoja aiemmista toteutetuista palveluista.

Sähköpostijärjestelmä. Hankintatehtäviä suoritettaessa potentiaalisten ja sopimussuhteessa olevien toimittajien yhteystietoja: nimi, tehtävä, työnantaja, yhteystiedot, voidaan tallentaa sähköpostijärjestelmän osoitekirjaan.

Hankinta-asiakirjat, mukaan lukien tarjoukset, ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen, ei kuitenkaan toisen tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksista. Tietoja voivat käsitellä myös tilintarkastajat sekä hankkeita rahoittavien viranomaisten maksatustarkastukseen liittyvät henkilöt.

Sähköpostikirjeenvaihdossa tallennettavia rekisteritietoja (esim. sopimusneuvottelujen osalta) ei luovuteta ulkopuolisille.

Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tarjoustiedot säilytetään rekisterinpitäjän tiedonohjaussuunnitelman mukaisen ajan 20 vuotta hankintapäätöksestä, jonka jälkeen ne poistetaan. Mikäli rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, ne poistetaan rekisteristä.

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat tiedot. Pyyntö tehdään kirjallisesti tietosuojavastaavalle tai sähköisellä lomakkeella (löytyy osoitteesta: www.xamk.fi/tietosuojailmoitus). Pyynnössä rekisteröidyn tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Rekisteröity voi tehdä pyynnön tietojensa oikaisemisesta tietosuojavastaavalle.

Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröity voi pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot hankintarekisteristä. Tiedot poistetaan, mikäli Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoululla ei ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja, esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttäminen tai opetuksen tai tki-työn toteuttaminen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa (Jos käsittely perustuu suostumukseen). Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (nimetyt asiantuntijat, joilta työnantaja pyytänyt suostumuksen tarjousta antaessaan) rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä kirjallisesti tietosuojavastaavalle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle. www.tietosuoja.fi

On ilmoitettava, onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset.

Kun kyseessä on toimitussuhde, josta laaditaan kirjallinen sopimus, on sopimuksen tekemisen edellytyksenä riittävien ja sopimuksen valmistelussa ja toteutuksessa tarvittavien henkilötietojen saaminen.

Hankintarekisterin henkilötiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta tarjouksen osana tai julkisista lähteistä, kuten internetsivuilta tai yritystietohakemistoista.