Alumnit ja asiakkuudet

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Puhelinvaihde 040 655 0555

Y-Tunnus: 2472908-2

Alumni ja asiakkuudet -tietoryhmän vastuuhenkilö

Tomi Heimonen, yksikön johtaja

etunimi.sukunimi@xamk.fi

Tietosuojavastaava

Pekka Uotila, päällikkö

puh. 050 312 5087

tietosuojavastaava@xamk.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen opetuksen työelämäyhteistyössä ja TKI-toiminnassa, palveluiden myynti ja yhteistyöprojektien toteuttaminen sekä alumniyhteistyön tiedottaminen.

Asiakas- ja sidosryhmäyhteistyö. Keräämme ja käsittelemme tietoja sidosryhmäyhteistyön hallintaan. Xamkissa työelämän yhteydenottoja ja vuorovaikutusta ylläpidetään CRM–järjestelmässä, joka on keskitetty ja jäsennelty paikka asiakas-, kumppani- ja sidosryhmätietojen sekä liiketoimintaprosessien ylläpitoon. Rekisteröityjen ryhmät ovat esim. potentiaaliset henkilö- ja organisaatioasiakkaat, alumnit, asiakas- ja sidosryhmäorganisaatiot, yhteyshenkilöt em. organisaatioissa sekä asiakkaaseen ja projektien kohderyhmään kohdistetut toimenpiteet.

Xamkin CRM-järjestelmä on työkalu omien työelämäkontaktien tietojen ja toimintojen ylläpitoon. Järjestelmään kerätyn tiedon avulla suunnitellaan, seurataan ja raportoidaan toimintaa ja edelleen kehitetään asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa tehtävää yhteistyötä. Se mahdollistaa asiakkaiden ja kumppaneiden tarpeiden tunnistamisen ja osaamisen sekä sitä kautta paremman palvelun tuottamisen yrityksille ja organisaatioille tehdyistä toimeksiannoista. Se tuottaa tietoa projektiyhteistyöstä ja mahdollistaa uusien työelämää ja aluekehitystä tukevien projektien synnyn. Työelämän yhteyshenkilöiden tiedot ovat yhdessä paikassa ja hyödynnettävissä markkinointiviestinnässä ja tiedottamisessa.

CRM-sidosryhmänhallintajärjestelmän tarkoituksena on ylläpitää Xamkin yritys- ja yhteisötietoihin sekä muihin sidosryhmiin liittyvää tietoa seuraaviin tarkoituksiin:

• viestintä
• markkinointi
• harjoittelu- opinnäytetyöpaikat sekä yhteyshenkilöt
• projektiyhteistyöpaikat
• TKI-toiminta
• maksullinen palvelutoiminta
• täydennyskoulutus
• kansainvälinen toiminta
• tapahtumat
• raportointi omaan toimintaan

Alumnijärjestelmä. Kaikki Xamkista valmistuvat liitetään 31.1.2020 alkaen automaattisesti alumnirekisterin jäseniksi. Alumnirekisteriin voi liittyä myös manuaalisesti Alumniportaalin kautta (alumni.xamk.fi). Alumnirekisteri on rekisteri, johon kuuluu Xamkista, Kyamkista ja Mamkista valmistuneita opiskelijoita. Rekisterin jäsenyys ei velvoita mihinkään. Rekisterin jäsenet saavat esimerkiksi tiedotteita Xamkin 
alumnitoiminnasta ja koulutuksista. Rekisterin tietoja ei anneta ulkopuolisten käyttöön. Valtakunnallisten uraseurantakyselyiden takia on erittäin tärkeää, että Xamk tavoittaa valmistuneet.  

Henkilötietojen käsittely perustuu

• Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan sekä opetukseen liittyvän yhteistyön tapauksissa yleistä etua koskevien tehtävien suorittamiseksi (GDPR 6 art. 1.e) ja ammattikorkeakoulun lakisääteisiin tehtäviin, jotka on kuvattu ammattikorkeakoululaissa (932/2014).
• Asiakas- ja sidosryhmäyhteistyön hallinnassa yleistä etua koskevien tehtävien suorittamiseksi (GDPR 6 art. 1.e) ja erityisesti ammattikorkeakoululaki 14.11.2014/932 6§ ”yhteistyö toimintaympäristön kanssa”.
• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f), kun käsitellään tietoa liiketoiminnan hallintaan ja sen kehittämiseen ja, kun käsitellään potentiaalisten asiakkaiden tietoja.
• Järjestettäviin tapahtumiin osallistuvien osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (GDPR 6 art. 1.a)., jonka rekisteröidyt ovat antaneet tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
• Muutoin rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena (GDPR 6 art. 1.b).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. Esimerkiksi alumnijärjestelmä. Henkilötiedot tallennetaan tässä vaiheessa, jotta potentiaaliseen asiakkaaseen voidaan olla yhteydessä.

Sidosryhmäyhteistyön hallinta

• nimi ja yhteystiedot
• työnantajatiedot / rooliin liittyvät tiedot
• yhteistyöhistoria

Alumnien osalta järjestelmässä käsitellään edellä mainittujen lisäksi

• syntymäaika
• koulutus
• suoritetut tutkinnot
• korkeakoulun nimi
• opintojen aloitusvuosi
• valmistumisvuosi
• opiskelupaikkakunta

Pääsääntöisesti puhelin- ja osoitetietoina rekisteröidään henkilön työpaikkaan liittyvät yhteystiedot. Mikäli yhteystiedot saadaan henkilöltä itseltään, ne voivat olla myös kotipuhelin ja kotiosoitetiedot. Alumnien osalta tietoja voidaan käsitellä laajemminkin, jos he itse näitä ilmoittavat erikseen Alumniportaalin kautta.

Alumnirekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti (kansallinen tietovaranto, tutkimus ja tilastointi). Tiedot yhdistetään Xamkin opiskelijarekisterin tietoihin. Kerätyt tiedot välitetään CSC – Tieteen tietotekniikan keskukselle turvapostilla valtakunnallisen uraseurantakyselyn toteutusta varten.

Rekisteristä ei luovuteta tietoja muille osapuolille.

Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Asiakirjoja ja rekistereitä säilytetään Xamkin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja tiedoille on määritelty säilytysajat.

• Sidosryhmäyhteistyön hallinta – Sidosryhmäjäsenyyden kesto
• Alumnirekisterin tiedot – Alumnijäsenyyden kesto
• Asiakastietojen käsittely, kuten myyntilaskutus, sopimuksen hallinta jne. – 10 vuotta (hankkeisiin liittyvät sopimukset 20 vuotta)

Mikäli rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, ne poistetaan rekisteristä (ei toteudu yleisen edun tapauksissa). Mikäli henkilö peruu suostumuksensa tietojensa käyttämiseen tietyssä tarkoituksessa, tämä merkitään järjestelmään kyseisen henkilön tietoihin.

Tiedot on tallennettu asiakashallintajärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Asiakastietoa kerätään useasta eri lähteistä, joista tiedot siirretään asiakashallintajärjestelmään. Tällä varmistamme, että asiakastietoa käsitellään yhdenmukaisesti, tietosuojan ja -turvan kannalta oikein. Kontaktitietoja voidaan käyttää tilastointitarkoituksiin, jolloin tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat tiedot. Pyyntö tehdään kirjallisesti tietosuojavastaavalle tai sähköisellä lomakkeella (löytyy osoitteesta: www.xamk.fi/tietosuojailmoitus). Pyynnössä rekisteröidyn tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Rekisteröity voi tehdä pyynnön tietojensa oikaisemisesta tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä päivittää asiakkuus- ja sidosryhmärekisterissään olevat henkilötiedot myös oma-aloitteisesti aina, kun rekisterinpitäjän nimiin toimiva henkilötietojen käsittelijä saa niistä tiedon joko rekisteröidyltä itseltään tai julkisista lähteistä.

Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröity voi ilmoittaa kirjallisesti tai suullisesti kiellon henkilötietojensa käyttämiseen Xamkin markkinointi- ja tiedotustarkoituksissa. Tästä kiellosta tehdään merkintä rekisteriin. Rekisteröity voi myös pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot asiakkuus- ja sidosryhmärekisteristä. Tiedot poistetaan, mikäli Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoululla ei ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja, esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttäminen tai opetuksen tai tki-työn toteuttaminen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa (Jos käsittely perustuu suostumukseen). Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (esim. tapahtumiin osallistujat) rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä kirjallisesti tietosuojavastaavalle.  

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle. www.tietosuoja.fi

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin henkilötiedot saadaan julkisista lähteistä, kuten internetsivuilta tai yritystietohakemistoista, tai rekisteröidyiltä itseltään. Alumnien yhteystiedot saadaan oppilaitoksen opiskelijarekisteristä.