Laadunhallinnan kuvaus
Laadun arviointi ja kehittäminen on toiminnan parantamista ja vahvuuksien ylläpitämistä:
Tavoitteiden ja vaatimusten mukaisuutta, osaamisen kehittämistä, asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeisiin vastaamista ja prosessien sujuvoittamista.
Opiskelijoiden, henkilöstön ja sidosryhmien osallistuminen sekä palautteen ja ideoiden hyödyntäminen on tärkeä osa kehittämistyötä. Jokaisella xamkilaisella on vastuu toiminnan laadusta ja sen kehittämisestä. Luomalla aktiivista, osallistuvaa ja avointa ilmapiiriä rakennamme edellytyksiä laadukkaalle toiminnalle.
Laadukas menestyy! All for the Quality!
Xamkin yhteinen laatujärjestelmä sisältää yhteisen laatupolitiikan, vastuut ja jatkuvan kehittämisen menettelytavat, joiden puitteissa toimitaan, ylläpidetään ja kehitetään toimintaa ja sen laatua. Xamkin laatujärjestelmä noudattaa eurooppalaisia korkeakoulujen laadunhallinnan suosituksia (ESG=European Standards and Guidelines for Quality Management in Higher Education). Korkeakoulujen arviointikeskus Karvin auditointi varmistaa tämän vastaavuuden.
Laadunhallinnan kuvaus antaa kokonaiskuvan Xamkin laadunhallinnasta ja toimii Xamkin laatukäsikirjana.
Kuvausta täydentävät
- Xamkin prosessikuvaukset IMS-toimintajärjestelmässä
- Toiminta- ja menettelytapaohjeet henkilöstö- ja opiskelijaintrassa.
1. Miksi Xamkissa arvioidaan ja kehitetään laatua?
Suomalaisilla korkeakouluilla on lakiin perustuva velvoite vastata toimintansa laadusta ja sen kehittämisestä. Ammattikorkeakoululain (932/2014, 14.11.2014 § 62) mukaan ammattikorkeakoulu vastaa järjestämänsä koulutuksen ja muun toiminnan laatutasosta ja jatkuvasta kehittämisestä. Ammattikorkeakoulun tulee arvioida koulutustaan ja muuta toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Ammattikorkeakoulun on myös osallistuttava ulkopuoliseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin säännöllisesti ja julkistettava järjestämänsä arvioinnin tulokset.
Strategiamme mukaisesti me Xamkissa katsomme huomiseen ja uudistamme jatkuvasti toimintatapojamme. Laadun arviointi ja jatkuva parantaminen sekä vahvuuksien ylläpitäminen on tätä työtä. Laatujärjestelmä tuottaa systemaattisesti tietoa, jota hyödynnetään johtamisessa ja toiminnanohjauksessa. Tietoja hyödynnetään johdon lisäksi myös muualla organisaatiossa. Tavoitteenamme on kehittämisen ilmapiiri ja toimintakulttuuri,
jossa toimintaa parannetaan ja opitaan uutta. Laatujärjestelmä varmistaa opiskelijoiden, henkilöstön ja sidosryhmien osallistumisen toiminnan kehittämiseen. Laadukas toiminta varmistaa Xamkin yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja on tärkeä kilpailutekijä.
European Standards and Guidelines (ESG)
Xamkin yhteinen laatujärjestelmä sisältää laatupolitiikan, vastuut ja yhteiset jatkuvan kehittämisen menettelytavat, joiden puitteissa toimitaan, ylläpidetään ja kehitetään toimintaa ja sen laatua. Xamkin laatujärjestelmä noudattaa eurooppalaisia korkeakoulujen laadunhallinnan suosituksia.
(ESG=European Standards and Guidelines for Quality Management in Higher Education). ESG:ssä käytetään termiä laadunvarmistus (engl. quality assurance), jonka sijaan Suomessa nykyisin puhutaan mieluummin laadunhallinnasta, arvioinnista ja kehittämisestä.
ESG asettaa korkeakoulujen laadunvarmistukselle kaksi tavoitetta: tilivelvollisuuden ja kehittämisen. Ne luovat luottamusta korkeakoulujen toimintaan ja tulokseen.
Hyvin toimiva laadunvarmistusjärjestelmä
tuottaa tietoa korkeakoulun ja suuren yleisön vakuuttamiseksi korkeakoulun toiminnan laadusta (tilivelvollisuus) sekä ohjeita ja suosituksia, joiden avulla korkeakoulu voi parantaa toimintaansa (kehittäminen).Laadun varmistaminen ja toiminnan kehittäminen ovat näin ollen kytköksissä toisiinsa. Niiden avulla voidaan edistää sellaista laatukulttuuria, jonka omaksuvat kaikki asianosaiset opiskelijoista ja opettajista korkeakoulun johtoon ja hallintoon.
ESG-julkaisussa on kuvattu kymmenen korkeakoulujen sisäisen laadunvarmistuksen periaatetta ja suositusta, jotka kuvataan alla. Periaatteet ja suositukset keskittyvät koulutuksen laadunvarmistukseen. Xamkin laadunhallinta kattaa kuitenkin kaikki ammattikorkeakoulun tehtävät, myös työelämää ja aluekehitystä edistävän ja alueen elinkeinorakennetta uudistavan TKI-toiminnan ja elinikäisen, jatkuvan oppimisen.
ESG:n kymmenen korkeakoulujen sisäisen laadunvarmistuksen periaatetta ja suositusta
Korkeakoululla tulee olla laadunvarmistuspolitiikka, joka on julkinen ja osa niiden strategista johtamista. Sisäisten sidosryhmien tulee kehittää ja toimeenpanna tätä politiikkaa asianmukaisia rakenteita ja menettelyjä hyödyntäen sekä ulkoisia sidosryhmiä osallistaen.
Korkeakouluilla tulee olla menettelyt ohjelmien suunnittelulle ja hyväksymiselle. Ohjelmat tulee suunnitella siten, että ne täyttävät niille asetetut tavoitteet, mukaan lukien oppimistavoitteet. Ohjelman tuloksena saatava tutkinto tulee olla selkeästi määritelty ja viestitty, ja se tulee sijoittaa oikealle tasolle kansallisessa ja täten myös eurooppalaisen korkeakoulutusalueen tutkintojen viitekehyksessä.
Korkeakoulujen tulee varmistaa, että ohjelmat toteutetaan tavalla, joka kannustaa opiskelijoita ottamaan aktiivisen roolin oppimisprosessissa ja että tämä lähestymistapa otetaan huomioon opiskelijoiden arvioinnissa.
Korkeakoulujen tulee soveltaa johdonmukaisesti ennalta määriteltyjä ja julkaistuja säännöksiä ja määräyksiä, jotka kattavat kaikki opiskelijan ”opintopolun” vaiheet, kuten opiskelupaikan myöntämisen, opintojen etenemisen, opintojen tunnustamisen ja todistusten myöntämisen.
Korkeakoulujen tulee varmistaa opettajiensa pätevyys. Korkeakouluilla tulee olla käytössään oikeudenmukaiset ja läpinäkyvät menettelyt henkilöstön rekrytoimiseen ja kehittämiseen.
Korkeakouluilla tulee olla riittävä rahoitus opetustoiminnalle ja oppimisen edellytysten varmistamiseksi. Korkeakoulujen tulee varmistaa, että opiskelijoille tarjotaan riittävät ja helposti saatavilla olevat palvelut ja tuki.
Korkeakoulujen tulee varmistaa, että ne keräävät, analysoivat ja käyttävät tarkoituksenmukaista tietoa ohjelmiensa ja muiden toimintojensa tehokkaaseen hallinnointiin.
Korkeakoulujen tulee julkaista selkeää, paikkansapitävää, objektiivista, ajantasaista ja helposti saatavilla olevaa tietoa toiminnastaan ja ohjelmistaan.
Korkeakoulujen tulee seurata ja säännöllisesti arvioida ohjelmiaan varmistaakseen, että niille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että ne vastaavat opiskelijoiden ja yhteiskunnan tarpeita. Näiden arviointien tulee johtaa ohjelmien jatkuvaan parantamiseen. Kaikista arviointien perusteella suunnitelluista tai toteutetuista toimenpiteistä tulee tiedottaa kaikkia, joita asia koskee.
Korkeakoulujen tulee osallistua säännöllisesti ESG:n mukaisesti toteutettavaan ulkoiseen laadunvarmistukseen.
Laatujärjestelmän auditointi
Auditoinnilla tarkoitetaan riippumatonta ja järjestelmällistä ulkoista arviointia. Auditoinnissa arvioidaan, onko Xamkin laatujärjestelmä tarkoituksenmukainen ja toimiva ja täyttääkö se sovitut kriteerit. Tarkastelun kohteena ovat menettelytavat, joilla ylläpidetään ja kehitetään toiminnan
laatua.
Suomessa korkeakouluja auditoi Kansallinen koulutuksen arviointikeskus Karvi. Auditointi tehdään kuuden vuoden välein. Auditoinnissa arvioidaan koko ammattikorkeakoulun laatujärjestelmä, kaikki toiminnot mukaan lukien. Karvi julkaisee arviointikriteerit ja auditoinnin toteutustavat auditointikäsikirjassa. Karvin auditoinnin tarkoitus on
- arvioida, vastaako korkeakoulun laatutyö eurooppalaisia laadunvarmistuksen periaatteita,
- arvioida, tuottaako laatujärjestelmä toiminnan jatkuvan kehittämisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se vaikuttaviin kehittämistoimenpiteisiin,
- rohkaista korkeakouluja kansainvälisyyteen, kokeiluihin ja luovaan ilmapiiriin sekä
- kerryttää avointa ja läpinäkyvää tietoa suomalaisten korkeakoulujen laatutyöstä.
Auditointi toteutetaan kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti. Tärkeää on oppiminen ja vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistaminen auditointiprosessin aikana sekä auditoinnista saatava kehittämispalaute.
Karvin korkeakoulujen arviointijaosto päättää auditoinnin tuloksesta. Läpäistyään auditoinnin Xamk saa auditointitodistuksen, sähköisen laatuleiman, ja Xamk sisällytetään Karvin verkkosivuilla ylläpidettävään auditoitujen korkeakoulujen rekisteriin. Laatuleima on voimassa kuusi vuotta. Mikäli korkeakoulu ei läpäise auditointia, sillä on mahdollisuus uusinta-auditointiin.
Laadunhallinta strategisen johtamisen tukena
Xamkin laatujärjestelmä on kytketty strategiseen suunnitteluun ja johtamiseen ja on osa toiminnanohjausta. Toiminnanohjauksella varmistetaan strategian, tavoitteiden ja suunnitelmien konkretisoituminen toimenpiteiksi organisaation eri tasoilla sekä hoidetaan siihen liittyvä seuranta ja arviointi. Laatujärjestelmä tukee Xamkin toiminnan ja osaamisen kehittymistä ja varmistaa palaute-
ja arviointitiedon hyödyntämisen. Toiminnanohjausprosessi on kuvattu alla olevassa kuvassa.
Jatkuva parantaminen päivittäisessä työssä
Jokainen xamkilainen antaa oman panoksensa siihen, että toimimme laadukkaasti ja tarjoamme laadukkaita palveluita opiskelijoillemme, asiakkaillemme ja sidosryhmillemme. Aktiivinen ja kehittävä ote omaan ja oman työyhteisön työhön on tärkeää. Sille edellytyksiä luo ilmapiiri, jossa voi vaikuttaa omaan työhönsä, osallistua yhteiseen toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, ja jossa keskustelu on avointa.
Oman työn arvioinnissa ja pienten parannusten tekemisessä jokainen voi hyödyntää Xamkin laatujärjestelmän tuottamaa tietoa, kuten opintojaksopalautteita tai hankearviointien tuloksia, sekä arvokasta päivittäistä havainnointia ja välitöntä palautetta opiskelijoilta tai muilta asiakkailta. Kehittämisideat, niiden nopea kokeilu ja toimivuuden arviointi sekä toimivan kokeilun yhteinen käyttöönotto ovat tärkeitä toiminnan dynaamisuuden, ketteryyden ja joustavuuden kannalta.
Laatupolitiikka
Xamkin laatutyön yleiset periaatteet kuvataan laatupolitiikassamme, jota toteutamme laatujärjestelmän avulla:
- Xamkissa arvostetaan laatua.
- Strateginen johtaminen ja toiminnanohjaus perustuvat laatujärjestelmän systemaattisesti tuottamaan tietoon.
- Laadukas toiminta varmistaa Xamkin yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja on tärkeä kilpailutekijä.
- Laadun tavoitteet, ylläpito ja parantaminen perustuvat Xamkin strategiaan ja integroituvat ammattikorkeakoulun ja sen eri yksiköiden toimintaan.
- Toiminnan laadun arviointiin ja kehittämiseen valitaan tehokkaita ja taloudellisia toimintamalleja ja menettelyjä, jotka motivoivat henkilöstöä ja opiskelijoita laadun parantamiseen.
- Laatutyössä noudatetaan avoimuutta, luotettavuutta ja luottamuksellisuutta.
- Laatujärjestelmä ja sen tuottama tieto dokumentoidaan henkilöstö- ja opiskelijaintroihin ja www-sivuille käyttäjäryhmien tarpeiden mukaisesti.
- Laatujärjestelmän tuottamasta tiedosta viestitään aktiivisesti.
2. Ketkä ovat laadun tekijöitä Xamkissa?
Xamkin opiskelijat ja henkilöstö ovat yhteisönä sitoutuneet laatutyöhön. Jokainen korkeakouluyhteisön jäsen vastaa oman toimintansa laadusta ja sen kehittämisestä ja osallistuu aktiivisesti yhteiseen kehittämiseen. Lisäksi sidosryhmien edustajat osallistuvat toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Tässä yhdessä kehittämisen ilmapiirissä syntyy laatukulttuurimme.
Xamkissa laatukulttuurilla tarkoitetaan sellaista toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen ilmapiiriä, jossa aktiivisesti ja määrätietoisesti tunnistetaan vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Näiden perusteella tehdään kehittämistoimenpiteitä organisaation eri tasoilla.
Kehittämisen tavoitteena on toiminnan jatkuva parantaminen ja vahvuuksien ylläpitäminen ja hyödyntäminen.
Laadun tekijät ja laatuvastuut
Opiskelijat vastaavat omasta oppimisestaan ja opintojensa etenemisestä. Opiskelijoilla on oikeus antaa kehittävää
palautetta koulutuksen ja muun toiminnan kehittämiseksi.
Opiskelijakunta vastaa opiskelijoiden osallistumisesta Xamk-tason kehittämistyöhön (edustajat oy-hallituksessa ja
muissa toimielimissä) sekä koulutusyksiköiden kehittämisfoorumeihin ja tiimeihin/kokouksiin.
Jokainen henkilöstön jäsen vastaa oman tehtäväalueensa toiminnan laadusta ja jatkuvasta kehittämisestä. Henkilöstöllä
on oikeus saada ja antaa kehittävää palautetta toiminnan kehittämisen tueksi. Henkilöstö myös huolehtii
siitä, että toimii yhteisten prosessien ja ohjeiden mukaisesti.
Johtajat ja päälliköt vastaavat oman yksikkönsä/vastuualueensa
- toiminnan laadusta ja tuloksista
- laadunhallinnan toimivuudesta
- kehittämistoimenpiteiden käynnistämisestä, seurannasta ja arvioinnista
- palautekyselyiden käynnistämisestä ja yksikön tulosten analysoinnista ja niistä tiedottamisesta
- laadunhallintaan liittyvästä dokumentoinnista yksikkötasolla
- oman vastuualueensa henkilöstön perehdyttämisestä laadunhallintaan
Vastaavat opiskelijoiden perehdyttämisestä Xamkin laadunhallintaan ja opiskelijan laatuvastuisiin sekä organisoivat tulokyselyyn vastaamisen ja tulosten käsittelyn osana Opinto- ja urasuunnittelu -opintojaksoa
Osallistuvat koulutuksen palautteiden käsittelyyn mm. osallistumalla kehittämisfoorumien työskentelyyn ja vastaavat
sovittujen asioiden jatkokäsittelystä.
Laatupäälliköllä on kokonaisvastuu ammattikorkeakoulun laatupolitiikan toteutumisesta laatujärjestelmän avulla. Laatupäällikkö toimii laatutiimin puheenjohtajana.
Laatutiimi ja laatupalvelut vastaavat
- ammattikorkeakoulun laatujärjestelmän kehittämisestä
- laadunhallinnan koordinoinnista ja ohjeistuksesta yksiköille
- laadunhallintaan liittyvästä sisäisestä ja tarvittaessa ulkoisesta viestinnästä
- palautekyselyiden käynnistämisestä ja Xamk-tason tulosten analysoinnista
- laatujärjestelmään liittyvästä dokumentoinnista Xamk-tasolla.
Rehtorilla on kokonaisvastuu ammattikorkeakoulun tehtävien tuloksellisesta johtamisesta ja koko ammattikorkeakoulun
toiminnan laadusta ja kehittämisestä.
Johtoryhmä vastaa laatutyön strategisesta ohjauksesta ja Xamk-tason kehittämistoimenpiteiden käynnistämisestä,
seurannasta ja arvioinnista. Lisäksi johtoryhmän jäsenet vastaavat oman toimialueensa toiminnan laadusta ja tuloksista.
Osakeyhtiön hallitus seuraa strategian toteutumista ja ammattikorkeakoululla asetettujen tavoitteiden saavuttamista
Sidosryhmien edustajat osallistuvat eri tavoin ammattikorkeakoulun koulutuksen, TKI-toiminnan ja palvelutoiminnan
kehittämiseen ja antavat palautetta sekä arvioivat toimintaa.
3. Mitä laatujärjestelmän kokonaisuuteen kuuluu?
Xamkin laatujärjestelmä koostuu
- laatupolitiikasta
- laatuvastuista ja
- niistä menettelytavoista, joilla arvioimme ja
parannamme toimintaamme jatkuvasti.
Laadunhallintamme perusajatus on PDCA- mallin (Plan=Suunnittele, Do=Toteuta, Check= Arvioi, Act=Kehitä) mukainen jatkuvan kehittämisen periaate, jossa suunnittelu, toteutus, arviointi ja kehittäminen muodostavat iteratiivisen kehän.
Xamkin laatujärjestelmän tavoitteena on
- tuottaa systemaattisesti tietoa johtamisen ja kehittämisen tueksi ja näin tukea toiminnan laadun varmistamista
- varmistaa tiedon hyödyntäminen kehittämisen tukena organisaation eri tasoilla
- selkiyttää ja yhdenmukaistaa eri toimijoiden vastuut laadunhallinnassa
- yhdenmukaistaa käytäntöjä ja levittää hyviä toimintamalleja
- tukea korkeakouluyhteisön jäsenten eli opiskelijoiden, henkilöstön ja sidosryhmien osallistumista toiminnan kehittämiseen
- vahvistaa laatukulttuuria eli jatkuvan kehittämisen ilmapiiriä
- ylläpitää ja vahvistaa avoimuutta, luotettavuutta ja luottamuksellisuutta
Suunnittelu
Ammattikorkeakoulun toimintaa ja laadunhallintaa ohjaa strategia, johon on kirjattu strategiset valinnat ja tavoitteet. Strategia laaditaan osakeyhtiön hallituksen johdolla vuorovaikutteisesti ammattikorkeakoulun johdon, henkilöstön, opiskelijakunnan ja sidosryhmien kanssa. Strategiaa päivitetään tarvittaessa toimintaympäristön muutosten, ennakointiedon ja kehittämistoimenpiteiden arvioinnin ja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeiden perusteella. Strategiset linjaukset viedään vuosittain ammattikorkeakoulun ja sen yksiköiden toimintasuunnitelmiin ja talousarvioihin.
Strategian lisäksi toimintaa suunnitellaan lukuisissa sitä tarkentavissa toimintaohjelmissa ja muissa toimintokohtaisissa suunnitelmissa. Suunnitteluun kuuluu myös tulevaisuuden ennakointi.
Toteutus
Toteutusvaiheessa toimintaa ohjaavat tunnistetut ja kuvatut prosessit, johtoryhmän ja tiimien päätökset sekä erilaiset ohjeistukset, kuten säännöt ja menettelyohjeet.
Arviointi ja palaute
Toimintaa ja tuloksia arvioidaan ja seurataan ja toiminnasta kerätään palautetta. Asiakkaiden, opiskelijoiden ja sidosryhmien palaute ovat avainasemassa toiminnan kehittämisen suuntaamisessa. Henkilöstön osallistuminen toiminnan arviointiin ja henkilöstöpalautteen hyödyntäminen ovat myös keskeisessä roolissa. Arvioinnin ja palautteenkeruun menettelytapoja ovat tuloseuranta, kehityskeskustelut, säännöllinen palautteenkeruu opiskelijoilta, henkilöstöltä ja sidosryhmiltä, katselmukset, itsearvioinnit, vertaisarvioinnit ja ulkoiset arvioinnit. Arviointi- ja palautejärjestelmän tuottamaa tietoa käytetään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä organisaation kaikilla eri tasoilla.
Kehittäminen ja oppiminen
Toimintaa kehitetään systemaattisesti. Kehittäminen perustuu ennakointiin, ulkoiseen ja sisäiseen arviointi- ja palautetietoon sekä strategian ja muiden toimintaa ohjaavien suunnitelmien tavoitteisiin.
Kehittämistyötä tehdään ulkopuolisella rahoituksella toteutettavina hankkeina (TKI tai ei-TKI), omalla rahoituksella toteutettavina kehit tämisprojekteina tai osana normaalia toiminnan jatkuvaa kehittämistä.
Kehittämistarpeita tunnistetaan ja analysoidaan, kehittämisen kohteista sovitaan, edistymistä seurataan ja tuloksia esitellään ja jaetaan mm.
- toimielinten kokouksissa
- yksiköiden palavereissa, kehittämispäivillä ja vuosittaisen talousarvion ja toimintasuunnitelmien laadinnassa
johdon katselmuksissa - opiskelijoiden ja koulutusten henkilöstön yhteisissä kehittämisfoorumeissa
itsearvioinneissa - kehittämishankkeiden raportoinneissa ja arvioinneissa
Kehittäminen kuuluu myös jokaisen omaan työhön. Se on arjen pieniä parannuksia tai nopeita kokeiluita, jotka eivät vaadi täsmällisiä suunnitelmia tai erillistä resursointia. Henkilöstöä kannustetaan uuden ideointiin myös vastaanottamalla henkilöstön aloitteita ja palkitsemalla toteutetut aloitteet.
Osaamisen kehittäminen ja oppiminen on tärkeä osa kehittämisen kokonaisuutta. Henkilöstön osaamisen kehittämistä tuetaan yhteisillä osaamisen kehittämisen menettelytavoilla.
Koulutuksen ja tki-toiminnan laadunhallinta
Seuraavat kuvat avaavat koulutuksen ja tki-toiminnan näkökulmasta laadunhallinnan menettelytapoja:
4. Miten ja millä menettelytavoilla toimintaa kehitetään?
Laadun ylläpitoon, arviointiin ja kehittämiseen on yhteisiä menettelytapoja, jotka kuuluvat Xamkin laatujärjestelmään.
Prosessit
Ydinprosessimme ovat koulutus- ja tki-prosessit. Ydinprosessien rinnalla ovat tukiprosessit. Tukiprosesseja ovat tukipalvelut ja toiminnanohjaus joka kuvaa johtamista. Tukiprosessit ovat organisaation sisäisiä palveluja, jotka tukevat organisaation toimintaa ja luovat edellytyksiä ydinprosessien onnistumiselle. Lisäksi Xamkin ravintolapalveluiden palvelutoiminta on kuvattu tukiprosesseihin.
Sekä ydinprosessit että tukiprosessit jakautuvat osaprosesseihin. Prosesseja kuvataan, jotta toiminnasta muodostuu yhteinen käsitys, jotta toimintaa voidaan kehittää paremmin, ja jotta prosessin tavoitteen kannalta merkitykselliseen tekemiseen voidaan kiinnittää paremmin huomiota. Prosessit kuvataan IMS-toimintajärjestelmään yhteisen kuvausohjeen mukaisesti.
Menettely- ja muut ohjeet
Toiminnassamme on osa-alueita, joiden toimintaa on tarkoituksenmukaista ohjeistaa ohjeilla tai säännöillä. Osa näistä perustuu lain asettamaan velvoitteeseen, osa todetaan tarpeellisiksi oman toimintamme sujuvuuden ja laadun takaamiseksi.
Lakisääteisiä ovat esimerkiksi tutkintosääntö ja SORA-ohje. Säännöt ja ohjeet sitovat ja velvoittavat kaikkia Xamkin henkilöstöryhmiä ja toimijoita. Toiminta- tai menettelyohjeella tarkoitetaan yksittäistä työtehtävää tai käyttöohjetta laajemman kokonaisuuden, kuten jonkin koko Xamkin yhteisen toimintatavan, ohjeistusta.
Menettelyohjeet ja säännöt tallennetaan asianhallintajärjestelmä Dynastyyn ja laitetaan saataville intranetiin aina kunkin aihealueen tai toiminnon yhteyteen, kuten opetuksen ja TKI:n alle. Opiskelijoille tarkoitetut ohjeet ja säännöt laitetaan opiskelijaintraan.
Ohjeet laaditaan yhteisen ohjeen mukaisesti ja yhteisiä ohjepohjia käyttäen. Yksittäisten työtehtävien
tai esimerkiksi järjestelmien ohjeet voidaan laatia muuhun formaattiin.
Arviointi ja palautejärjestelmä
Arviointi ja palautteet
Arviointien ja palautteiden tuottamaa tietoa käytetään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä organisaation kaikilla eri tasoilla.
Viereisessä kuvassa on esitetty laatujärjestelmän mukaiset arvioinnin ja palautteenkeruun menettelyt. Lisäksi koulutuksissa ja muissa toimintayksiköissä voidaan kerätä palautteita ja tehdä arviointeja myös näitä menettelytapoja täydentävillä
tavoilla.
Systemaattisella ja säännöllisesti toistuvalla palautteenkeruulla ja arvioinnilla tavoitellaan luotettavaa ja eri sidosryhmien näkemykset kattavaa arviointi- ja palautetiedonkeruuta. Arviointien ja palautteiden tulokset käsitellään kullekin palautteelle ja arvioinnille sovitun mukaisesti ja tuloksista
tiedotetaan avoimesti.
Tulosseuranta
Tulosseuranta sisältää operatiiviset tavoitteet ja niiden seurannan. Johtoryhmä asettaa vuosittain tavoitteet ja päättää indikaattorit sekä käsittelee tulosseurannan kuukausittain.
Strategiset tavoitteet ovat pidemmän aikavälin tavoitteita ja korostavat korkeakoulun toiminnan vaikuttavuutta toiminta-alueellaan. Tavoitteet ja indikaattorit asetetaan pääsääntöisesti strategian päivittämisen yhteydessä. Johtoryhmä seuraa tavoitteiden toteutumista.
Kehityskeskustelut
Esihenkilöt käyvät henkilöstönsä kanssa kehityskeskustelut
vähintään kerran vuodessa. Kehityskeskustelujen
tavoitteena on:
- arvioida työn tuloksia ja suoriutumista
- selkiyttää tehtävänkuvaa ja roolia
- antaa molemminpuolista palautetta
määritellä työn tavoitteet ja päämäärät - tunnistaa kehittämistarpeet ja sopia toimenpiteistä
- edistää yhteistyötä ja hyvää työilmapiiriä.
Kehityskeskusteluissa noudatetaan yhteistä ohjeistusta,
joka tarkistetaan vuosittain.
Kehittämisfoorumit
Kehittämisfoorumit ovat opiskelijoiden, opiskelijakunnan
ja henkilöstön yhteisiä tilaisuuksia,
joissa
- käsitellään opiskelijapalautetta ja opiskelijoiden
kehittämisehdotuksia - sovitaan kehittämistoimenpiteistä
- keskustellaan aiemmin tehtyjen kehittämistoimien vaikutuksista
Kehittämisfoorumi pidetään koulutusyksikössä
tai koulutuksessa vähintään kerran lukukaudessa.
Palautteet
Merkittävä osa palautetiedosta kootaan opiskelijoille,
henkilöstölle ja sidosryhmille säännöllisesti
tehtävillä kyselyillä. Palaute kerätään palaute- ja arviointijärjestelmän mukaisesti, mikä on kuvattu liitteessä 1. arviointi ja palautejärjestelmän kuvaus
Arviointi- ja palautejärjestelmän kuvaus
Palautteiden tulokset julkaistaan. Opiskelijoille
annetaan vastapalautetta, eli tietoa annetusta
palautteesta ja mahdollisista toimenpiteistä, joihin
se on johtanut, opintojaksoilla ja kehittämisfoorumeilla.
Tulokset käsitellään avoimesti huolehtien
luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta.
Katselmukset
Xamkin johtoryhmä pitää vuosittain johdon
katselmukset. Katselmuksen tarkoitus on
- arvioida toimintaa ja
- tukea ja edistää itseohjattua kehittämistyötä
- edistää strategian toteutumista.
Katselmuksessa käsitellään strategista suuntaa, asetettuja tavoitteita, niiden eteen tehtyjä toimenpiteitä ja saavutettuja tuloksia. Lisäksi tunnistetaan, mihin kehittämiskohteeseen seuraavaksi tulee panostaa strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Edellisenä vuonna sovitut kehittämiskohteen käydään läpi ja raportoidaan niissä eteneminen.
Katselmuksiin osallistuu henkilöstöä, opiskelijoiden edustajat ja yksiköiden johtoa.
Lisäksi voidaan tehdä muita eri tavoin kohdennettuja
katselmuksia, kuten laatukatselmuksia ja
tki-katselmuksia.
Itsearvioinnit
Johdon katselmuksissa itsearvioidaan toimintaa vuosittain. Lisäksi itsearviointeja voidaan käyttää toiminnan kehittämisen tukena tarpeen mukaan.
Tki-hankkeita itsearvioidaan koko niiden elinkaaren
ajan ja pääasiallisena työkaluna käytetään
Hansa-järjestelmää.
Koulutusten kehittämisessä jatkuva arviointi
on kytketty osaksi koulutusten suunnittelua,
toteutusta ja kehittämistä, kuten opetussuunnitelmaprosessia
ja pedagogista kehittämistä. Koulutustarjonnan
muutokset ja uudet koulutuksen
käsitellään yhteisen prosessin mukaisesti ja ne käsitellään
ja arvioidaan opetuksen johtoryhmässä,
johtoryhmässä ja hallituksessa. Opetussuunnitelmien
uudistamis- ja päivitysprosessiin kuuluu
koulutusten itse- ja mahdollisesti vertaisarviointia.
Arvioinnissa hyödynnetään eurooppalaisia
laadunhallinnan suosituksia (European Standards
and Guidelines for Quality Assurance in the European
Higher Education Area, ESG).
Laatujärjestelmän itsearviointi tehdään noin
joka kolmas vuosi. Itsearviointi tehdään aina esimerkiksi
osana ulkoista auditointia.
Ulkoiset arvioinnit
Xamkin laatujärjestelmä auditoidaan säännöllisesti
(Karvin auditointi). Xamk osallistuu valtakunnallisiin
koulutusala- tai teemakohtaisiin
arviointeihin ja muihin tarvittaviin ala- tai koulutuskohtaisiin
arviointeihin (kuten merenkulun
koulutus). Laboratorio- ym. palveluiden akkreditointeihin
kuuluu ulkoinen arviointi.
5. Mihin olemme menossa?
Laatujärjestelmää kehitetään esimerkiksi itsearviointien, johdon katselmusten, henkilöstö-, opiskelija- ja sidosryhmäpalautteen, auditoinnin ja benchmarkkauksen avulla. Laatujärjestelmän kehittämisestä vastaavat Xamkin laatutiimi ja laatupalvelut.
Laatujärjestelmän kehittämisen tavoitteena on ylläpitää järjestelmää, joka
- 1) on dynaaminen,
- 2) tukee strategiaa ja toiminnan kehittämistä,
- 3) sisältää tehokkaan ja selkeästi kuvatun prosessikokonaisuuden ja ohjeistuksen ja
- 4) edistää Xamkin avoimen ja vuorovaikutteisen laatukulttuurin kehittymistä.
Muutosluettelo
- Laatutiimi 14.12.2016. Muutettu: Sidosryhmä- ja alumnipalautetta kerätään kyselyillä 3–5 vuoden välein vuosittain. Lisätty: Kyselyt voidaan kohdentaa erikseen koulutukseen, TKI-toimintaan ja palvelutoimintaan.
- Laatutiimi 12.12.2017 Koko aineisto. Muutettu: mm. Karvin auditointikäsikirjan 2018–2024, Xamkin strategian 2018–2030 ja parannetun opintojaksopalautejärjestelmän aiheuttamat muutokset.
- Laatupäällikkö 5.7.2019. Koko aineisto.
- Laatutiimi 25.9.2019. Koko aineisto.
- Laatupäällikkö 22.11.2021. Muutettu: ydinprosessit koulutus ja tki. Toiminnanohjaus tukiprosessi. Muutettu nimi. Arviointi ja palautejärjestelmä. Tasa-arvo ja yhd.vert.suunn. joka toinen vuosi.
- Laatupäällikkö 1.1.2023 Päivitetty opiskelijavastaavan vastuu, kuvat, kpl Kehittäminen ja oppiminen. Tulosseuranta ja mittaussuunnitelma-termi muutettu palaute- ja arviointijärjestelmäksi. Katselmukset, poistettu maininta CAF-itsearviointimallista. Päivitetty arviointi- ja palautejärjestelmä.
Lisätietoja
Tero Tallinen
hallinto- ja talousjohtaja
etunimi.sukunimi@xamk.fi
Haluatko tietää Xamkin laadusta ja arvioinnista?